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1. Definitionsphase

In der Definitionsphase müssen folgende zwei Fragen geklärt und damit das Projektziel schriftlich formuliert werden:

    Welches Problem soll mit dem Projekt bearbeitet werden?

    Was soll mit dem Projekt erreicht werden?

Um die Projektaufgabe zu erfüllen, müssen zunächst mehrere Teilziele formuliert werden, die vorher erreicht werden sollten.

 

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Magisches Dreieck der 3 wichtigsten Ziele:

Diese drei Ziele haben ein unterschiedliches Maß an Zielverträglichkeit (können auch in

einem Zielkonflikt stehen!) und müssen ggf. gegeneinander abgewogen werden.

Das Projekt muss durchführbar sein (nicht jede Projektidee ist auch umsetzbar!) und anhand von Checklisten sollten die einzelnen Projektphasen immer wieder überprüft und kontrolliert werden.

2. Planungsphase

 2.1 Warum müssen Sie planen?

·                    Grundlage zur Realisierung des Projekts

·                    Zielfindung

·                    Am Ende der Planungsphase muss der Projektplan stehen

2.2 Welche Dinge müssen Sie in dieser Phase planen?

·                    die Teilthemen bzw. Teilaufträge des Projektthemas

·                    die Tätigkeiten bzw. Aktivitäten zur Erledigung der Teilaufträge

·                    die Reihenfolge der Aktivitäten

·                    die Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Aktivitäten

·                    das zu erstellende Produkt im Rahmen des Projekts

·                    die zur Verfügung stehenden Kapazitäten

·                    den zeitlichen Ablauf der Aktivitäten

·                    die Kosten

2.3 Planung der Teilaufträge

·                    Makroplanung erforderlich

·                    das Projektthema muss im Plenum in Teilaufträge zerlegt und beschrieben  werden

·                    Teilaufträge werden in kleineren Teilgruppen bearbeitet

·                    die Zusammenfassung aller Teilaufträge ergibt das Gesamtergebnis

…geschlossene Projektthemen

 

·                    konkrete Ergebnisse

z.B. Planung eines verkaufsoffenen Sonntags in Ihrem Unternehmen

…offene Projektthemen

·                    sehr großes Spektrum an Beantwortungsmöglichkeiten z.B Globalisierung

 

3. Produktplanung

Zunächst muss im Plenum entscheiden werden, in welcher Form das Ergebnis des Projektes

dargestellt werden soll. Dabei kann man das Projektergebnis Institutionell, wie auch vom Projektleiter vorgegeben werden. Gibt es keine Vorgaben, kann sich das Plenum im Rahmen der Projektplanung auf eine selbst gewählte Produktart festlegen. Die häufigste Form eines Projektproduktes ist die Dokumentation.

Welche Tätigkeiten müssen von wem durchgeführt werden?

Es sollten Teilaufträge innerhalb des Projektes vergeben werden, die dann in eine Struktur

geordnet werden sollten.

Diese erste Struktur soll nun die Hauptabschnitten des Projektes darstellen. Die ersten strukturiere Anordnung der Teilthemen kann bereits grobe zeitliche Abläufe berücksichtigen. Eine präzise Terminierung erfolgt aber erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Ein „Stufenplan“ ist nun entstanden und zeigt die grobe Vorplanung. Daraus resultierend soll im Plenum die Aktivitäten/Arbeitspakte bestimmte werden, die dann von den jeweiligen Teilnehmern bearbeitet werden können. Durch eine Methoden (z.B.: Kartenabfrage) kann festgelegt werden, welche Teilnehmer für die Erledigung von bestimmten Arbeitsakten zuständig und verantwortlich sind.

Dieses Resultat nennt sich „Projektstrukturplan“.  Der Projektstrukturplan ist ein Planungsdokument, welches das Projekt in einzelne Teilaufträgen/ Arbeitspakete zerlegt.

4. Planung des Projektablaufs

  

Nach Strukturplan

·                    Reihenfolge der Aktivitäten planen daraus folgt der Ablauf des Projekts aus dem ein   

                    Projektablaufplan dargestellt werden kann

2 Zeitachse

Die Abfolge der Aktivitäten hängt davon ab, ob diese voneinander unabhängig sind oder

sachlogisch aufeinander aufbauen.

Voneinander unabhängige Aktivitäten können parallel bearbeitet werden. Bsp. „Interviews mit Lehrern“ gleichzeitig mit „Interviews mit Azubis“

Diese Teilaufträge müssen zu einem fixen Termin erledigt sein (vgl. Projektablauf)

Merke: Möglichst anschaulich und einfach planen, damit jeder Projektbeteiligter die Planung nachvollziehen kann.

Planung des zeitlichen Ablaufs:

Nach dem Projektablaufplan ist eine Zeitplanung für das Gesamtprojekt erforderlich

 

    Folgt aus den Rahmenkonditionen und wird vor dem Beginn des Projekts bestimmt.

    Hinschlicht Dauer und Umfang können Projekte wie folgt eingeteilt werden:

1.            Kleinprojekte: mehrere Stunden

2.            Mittelgroße Projekte: ein / zwei Tage

3.            Großprojekte: mind. Eine Woche

Wenn ein Endtermin bekannt ist sollten Zwischentermine festgelegt werden, sogenannte Meilensteine. Diese helfen bei der Gesamtbeurteilung des Projektablaufs. Zusätzlich kann ein erreichter Meilenstein eine weitere Motivation für alle Beteiligten sein.

 

Zur einfachen Darstellung bietet sich der Zeitstrahl an auf denen die Fixtermine kalendermäßig eingetragen werden:

 

3 Zeitachse

Projektplan

Überprüfen Sie nun den Projektplan und analysieren Sie die darin enthaltenen Zielformulierungen, ob sie

S M A R T sind und die folgenden Kriterien aufweisen:

S- Specific:                

                                    Die Ziele müssen eindeutig (operational) formuliert sein – nur dann                        

                                    können Sie Ihr Projekt Zielorientiert bearbeiten

M-Measurable:          

                                    Die Zielerreichung muss messbar sein. Durch die Festlegung von

                                    quantitativen und qualitativen Kriterien können Sie den Erfolg Ihres Projekts

                                    überprüfen

A-Attainable:              

                                     Die Ziele im Projektplan müssen erreichbar sein. Sie sollten die                                                                Planungen hinsichtlich ihrer Realisierbarkeit überprüfen.

R-Realistic:               

                                    Die gesetzten Ziele müssen auch wirklichkeitsnah sein. Die            

                                    Projektziele sollten an den Rahmenbedingungen Ihres Projekts orientieren.

T-Time bound:

                                     Die Ziele müssen an genaue Zeitvorgaben gebunden sein. Sie müssen für Ihre

                                     Projektziele zeitliche Zielmarken, so genannte Fixpunkte in Form von Zwischen und

                                     Endterminen, festlegen.

5. Realisationsphase

·                    Im Plenum „Fixpunkte“ und Ziele bestimmen

·                    Umsetzung der geplanten Arbeiten, während dessen:

o        Informationsgewinnung & -auswertung

o        Ergebnisse überprüfen und ggf. korrigieren

o        Arbeiten steuern

o        Ggf. Neu- und Umplanung

o        Gruppenergebnisse dokumentieren

·                    Im Plenum Zwischenergebnisse präsentieren und ggf. verknüpfen

·                    Besprechung und Austausch der Gruppenergebnisse im Plenum

4 Projektziel

6. Projektreflexion

    gemeinsame Abschlusssitzung am Ende des Projektes

    dient der Reflexion der gesamten Projektarbeit

    Feedback in Form von Lob, Anerkennung und Kritik

    Kann auch schriftlich erfolgen à Fragebogen

    Vorteil der Datenerhebung durch Fragebogen: grafische, anschauliche Darstellung der reflektierten Meinungen möglich

Gesamtbetrachtung der Kerninhalte einer Projektarbeit:

 

5 Qualität


                                                                         

Projektreflexion führt zu

'Projektkompetenz'

7. Zeitmanagement

Einhalten von Terminen werden in der Praxis notwendig durch die vorgegebenen Ziele des Auftraggebers. Im ersten Schritt werden durch alle Beteiligten die Teilabschnitte festgelegt und im Gesamtterminplan fixiert, damit dieser im Anschluss erstellt werden kann.

    Planung in einem Kalender für einfache Projekte     

     Vorteil: Eigene Gestaltungsmöglichkeiten  des Kalenders    

     Nachteil: Bei Änderungen wird die Darstellung unübersichtlich

    Planung der Teilprojekte in Zeitstrahlen, die zu einem Gesamtplan kombiniert werden können      Vorteil: Zeitübersichten auf einem Blick erkennbar      Nachteil: Parallele Teilobjekte können ggf. nur unübersichtlich dargestellt werden


    Planung in Zeitmanagementtools wie bspw. Microsoft Outlook.      Vorteil: Erinnerungsfunktionen

     Nachteil: Dauer des Projekts und Teilprojekt unübersichtlich


    Planung in einem Gantt-Diagramm, bspw. in Microsoft Excel




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Abb.1: Visualisierung der Teilprojekte in Excel

            Vorteil: Überblick über Teil- und Gesamtprojekt einfach darzustellen

            Nachteil: Einmaliger hoher Aufwand (Freeware-Tools können diese Arbeit abnehmen)


    Planung in einem Netzplan

7 Netzplan


Abb.2: Visualisierung eines Projektesin einem Netzplan


              Vorteil: Zeitlicher Ablauf von Teilprojekten wird vereinfacht dargestellt             

              Nachteil: Hoher Pflegeaufwand des Plans


Wichtig:        

- Termine müssen eingehalten werden, um den Gesamtplan einzuhalten                        

- Setzen von zeitlichen Zwischenzielen für Teilprojekte                        

- Termincontrolling der Projektbeteiligten


Empfehlung:

Aufgrund der zu erwartenden hohen Anzahl von Teilprojekten würden wir die Darstellung in einem Gantt-Diagramm empfehlen. Grüße, Tobias und Patrick